Forretningsorden

§ 1 Medlemskab og kontingent

Stk. 1. DØK Alumni har to former for medlemskab: Aktivt og passivt. Aktive medlemmer betaler kontingent og har adgang til DØK Alumnis seminarer og øvrige aktiviteter. Passive medlemmer er de medlemmer, der ikke har betalt kontingent for det aktive kalenderår. De har kun adgang til aktiviteter hvis dette tilbydes mod betaling. Betalingen fastsættes af bestyrelsen, fra arrangement til arrangement. Blå bog, nyhedsbrev, jobannoncer samt mulighed for deltagelse i lønstatistik stilles dog gratis til rådighed for passive såvel som aktive medlemmer.

Stk. 2. Kontingent indkræves primo januar gældende for et helt kalenderår af gangen.

Stk. 3. Kontingentet for aktive medlemmer for det efterfølgende år fastsættes på DØK-foreningens generalforsamling. DØK Alumni bestyrelsen afleverer i god tid inden generalforsamlingen sit forslag til det kommende års kontingent. Såfremt intet forslag er afleveret, er forslaget stadfæstet til det samme som indeværende års kontingent.

Stk. 4. Ved nyindmeldelse i DØK Alumni gælder kontingentet for resten af kalenderåret fra betalingen er foreningen i hænde.

Stk. 5. Medlemmer, der overgår fra aktivt til passivt medlemskab, får ikke refunderet kontingent (hverken helt eller delvist).

Stk. 6. Medlemmer, der overgår fra passivt til aktivt medlemskab, betaler fuldt kontingent for det aktuelle kalenderår.

§ 2 Regnskab

Stk. 1. DØK Alumni er principielt ikke regnskabspligtig, idet denne opgave varetages af DØK-foreningen kasserer. For at hjælpe kassereren med regnskabsudarbejdelsen udarbejdes der dog alligevel et minimalt regnskab for DØK Alumni. Dette indgår som delregnskab i DØK-foreningens hovedregnskab.

Stk. 2. På det første møde efter generalforsamlingen vælger udvalget en regnskabsansvarlig.

Stk. 3. Den regnskabsansvarlige afleverer et regnskab til DØK-foreningens kasserer efter regnskabsårets afslutning (30. september) og tidsnok inden generalforsamlingen til at det kan nå at indgå i hovedregnskabet for DØK-foreningen.

Stk. 4. DØK Alumnis midler indgår som en del af DØK-foreningens formue, men opbevares på en særskilt bankkonto. DØK Alumni skal have adgang til selv at kunne kontrollere og foretage posteringer på kontoen.

Stk. 5. Medlemmer af DØK Alumni, som afholder udgifter for foreningen, afleverer regninger og kvitteringer til den regnskabsansvarlige, der så efterfølgende videresender disse til DØK-foreningens kasserer. Kassereren sørger for at refundere udgifterne.

§ 3 Møder

Stk. 1. Der afholdes møder i bestyrelsen for DØK Alumni ud fra behov.

Stk. 2. Som minimum skal en dagsorden til et møde indeholde følgende punkter:

1. Valg af referent
2. Kommentarer til referat fra sidste møde
3. Til og fra regnskabsansvarlige
4. Praktisk vedr. næste seminar
5. Dato for næste bestyrelsesmøde
6. Eventuelt

Stk. 3. For at bestyrelsen er beslutningsdygtig kræves det, at der er mindst 3 medlemmer tilstede.

§ 4 Kontakt til medlemmerne og medlemsdatabase

Stk. 1. Kontakten til DØK Alumnis medlemmer foregår med e-mail som kontaktmedie.

Stk. 2. Det er i DØK Alumnis interesse, at der værnes om medlemmernes e-mailadresser, således at disse ikke kommer udenforstående eller enkeltmedlemmer i hænde. Ved udsendelse af e-mails til alle medlemmer (eller en større delmængde heraf) må e-mailen ikke være direkte tilstilet modtagerne (ved at e-mail adresse anføres i "to:"-feltet), men skal altid udsendes med modtageradresserne i "bcc:"-feltet. Tilsvarende skal blå bog være låst med adgangskode, således at det ikke er muligt direkte (understøttet af operativsystemet) at kopiere navne og adresse på medlemmerne.

Stk. 3. "Blå bog" udarbejdes normalt en gang årligt ud fra informationer i medlemsdatabasen. Den blå bog udsendes til alle foreningens medlemmer.

Stk. 4. Det er det enkelte medlems ansvar at sørge for at sende ændringer vedr. e-mailadresse eller fysisk postadresse til bestyrelsen. Hvis et medlem glemmer at meddele ændret e-mail adresse og således ikke længere modtager information fra foreningen i en periode, er bestyrelsen berettiget til, dog ikke forpligtet til, at udmelde medlemmet uden varsel.